Resehandbok för skolbiljetter

Hur skolkorten fungerar, elever registreras och kort hanteras.

Så funkar det

Beställning av skolbiljetter görs i skolportalen genom att först registrera eleven.

När eleven är registrerad beställs skolkort för den som saknar ett – systemet identifierar automatiskt vem som behöver ett nytt kort.

Registrerad elev får automatiskt en skolbiljett till sitt kopplade skolkort. Eleven behåller sitt skolkort under hela skolgången. Om eleven tas bort från portalen förblir kortet kopplat till elevens personnummer, även om biljetten försvinner.

Vid återregistrering, på samma eller en annan skola, kopplas kortet automatiskt till eleven. Har eleven varit borttagen i över tre månader, krävs ett nytt kort eftersom personnummer anonymiseras efter 90 dagar.

Grundbeställning inför läsåret

En elev som redan har ett skolkort kopplat till sig från tidigare läsår får skolbiljetten automatiskt kopplat till det befintliga kortet. Inget nytt kort skickas ut.

Observera att skolbiljetten börjar kopplas till elever på respektive konto från och med onsdag 13 augusti.
Om en elev tas bort från kontot innan detta datum skickas eventuellt redan beställa kort ut, men ingen skolbiljett kopplas till kortet

Registrera elev

För att beställa kort inför läsåret måste eleven vara registrerad i skolportalen. Du registrerar en elev genom att ladda upp en fil i portalen.

Ta gärna hjälp av vår mall under "Lägg till resenär – från fil". I mallen finns även bra information om alla kolumner och uppgifter i filen/skolportalen. Det går också bra att ladda upp en egen Excel-fil så länge rätt information finns med. Filen skall alltid ha .xlsx-format.

Obligatoriska uppgifter:

• Namn
• Personnummer
• Biljett-ID
  • Biljett-ID visas i skolportalen under "Kontouppgifter".
• Adress , postnummer och ort
  • Adressen behöver inte vara elevens folkbokföringsadress

Filen behandlas som ett komplett underlag. Alla elever och uppgifter måste finnas med vid varje import.

• Elever som finns i filen, men inte i portalen läggs till.
• Elever som finns i portalen, men inte i filen tas bort.
• Elever som finns med i portalen och i filen uppdateras.

Elever kan också läggas till manuellt under “Lägg till resenär – manuellt”. Samma information som i Excel-filen anges där.

Tillfälligt personnummer och skyddad identitet

Namnet som registreras på alla elever med skyddad identitet är: N. Nelson. Personnumret anges enligt formatet: ÅÅÅÅMMDD-NNXX, där NN i de sista fyra siffrorna indikerar skyddad identitet och resten av personnumret är fiktivt. För elever med skyddad identitet är det viktigt att personnumret skrivs med samma antal tecken som för övriga elever.

Skolan måste själv hålla reda på det fiktiva personnumret för dessa elever. Det som
skrivs på kortet behöver inte överensstämma med det som registreras i portalen på dessa elever.

För elever med tillfälligt personnummer kan formatet ÅÅÅÅMMDD-TFXX användas.

Observera att XX i exemplen ovan representerar siffror.

Avregistrera elev

En elev som inte längre ska ha biljett avregistreras i skolportalen senast den 27:e varje månad. Avregistrering efter det innebär att biljetten gäller en månad till.

För att avregistrera en elev måste du uppdatera elevlistan i skolportalen. Det kan göras genom att importera en uppdaterad Excel-fil eller genom att manuellt ta bort eleven från elevens detaljsida. Elevens biljett är giltig månaden ut.

Borttagna elever finns kvar i portalen i 30 dagar och kan sökas upp och återaktiveras under den tiden. Om du exporterar en elevlista från systemet kommer de borttagna eleverna också att visas i Excel-filen.

Start- och slutdatum

På elevens detaljsida kan du lägga till start- och slutdatum för skolbiljetten. Dessa styr när biljetten gäller och används främst för elever med en biljett under en viss period.

Datumen kan även användas för att lägga till elever i förväg eller ange ett slutdatum för att inte glömma bort att ta bort dem. Start- och slutdatum är inte obligatoriska att fylla i.

Beställa kort

Det finns två alternativ vid beställning av kort: kopplat kort eller extrakort.

Kopplat kort:

Kortet kopplas till eleven automatiskt. Beställning sker endast för elever som saknar kort i skolportalen och som har en adress registrerad. Kortet skickas direkt till den angivna adressen. Om det inte går att leverera skickas det tillbaka till avsändaren.

Det går att ladda upp ett eget följebrev med information till eleven. Brevet får vara högst två A4- sidor och behöver vara av tillräckligt bra kvalitet för utskrift.

Det tillkommer ingen avgift för dessa kort och kortnumret kopplas automatiskt till rätt elev i portalen vid leverans.

Extrakort:

Extrakort används främst för enstaka tillkommande elever, och kopplas manuellt på elevens sida i skolportalen. Biljetten kopplas till kortet under natten och kan användas nästa dag.

Om det behövs kan du skriva ut ditt eget eller Östgötatrafikens följebrev till elev som får ett manuellt tilldelat kort. För mer information skrolla ner till extrakort

Elev byter skola

En elev kan bara finnas med en gång per konto baserat på personnumret (med undantag för tillfälliga personnummer och skyddad identitet). Men en elev kan finnas med på olika konton, och har då samma kortnummer på båda kontona och dubbla biljetter kopplade till kortet. Det är därför viktigt att den tidigare
skolan alltid avregistrerar elev som slutar.

Vid en avregistrering har eleven kvar sin biljett månaden ut.

När den nya skolan lägger till eleven, görs det på samma reskort och med samma kortnummer som från den tidigare skolan. Biljetten kopplas till kortet under natten. Eleven betalar själv för sina resor till och från skolan tills den nya biljetten är på plats.

Skadat eller förlorat kort

Om ett Skolkort blir skadat eller går förlorat, ersätts det manuellt på elevens detaljsida i skolportalen.
Eleven får ett extrakort av skolan eller hemkommunen, beroende på hur kommunen har valt att organisera hanteringen.

Östgötatrafiken tar inte ut någon spärravgift för skadade eller förlorade kort, men det tillkommer en avgift vid beställning av nya extrakort.

Se Extrakort för mer information. Om det skadade eller förlorade kortet
redan är kopplat till en biljett, förs biljetten över direkt till extrakortet. Om en ny biljett behöver kopplas, sker detta automatiskt under natten. Under den tid det tar att få ett extrakort måste eleven själv betala för sina resor till och från skolan.

Extrakort

Extra reskort används för att ersätta skadade eller förlorade skolkort och kan också ges till enstaka, nya elever. Extrakort kan också kopplas till övriga biljetter.

Korten beställs via skolportalen, i paket om 50 stycken. Var noga med att ange gatuadress som leveransadress eftersom de skickas som företagspaket. Det är också möjligt att beställa extra kort via företagsportalen. Dessa levereras med A-post.

Korten är inte knutna till skolan förrän de kopplas till en elev, vilket görs manuellt på detaljsidan för eleven i skolportalen.

Pris per kort: 24 kronor exklusive moms.

Skolbiljetten är personlig

Används skolkortet av någon annan, kan tilläggsavgift tas ut och kortet tas om hand av kontrollant. Kortet skickas till Östgötatrafiken som returnerar det till skolan. Eleven som äger kortet kontaktar skolan för att få tillbaka kortet och betalar själv för resor under tiden.

För att ett reskort med skolbilejtt ska vara giltigt, måste följande uppfyllas:

Årskurs 1 – 6: Eleven skriver namn och födelsedatum (sex siffror) på skrivytan på kortets baksida.

Årskurs 7 – 9 samt gymnasium: Eleven skriver namn och födelsedatum (sex siffror) på skrivytan på kortets baksida samt bevisar med ytterligare handlingar att kortet tillhör eleven

Resa utan giltigt färdbevis

Elev måste alltid kunna visa ett giltigt färdbevis. Intyg eller liknande från skolan räknas inte som giltigt färdbevis.

Om eleven vid en kontroll inte kan visa giltigt färdbevis, eller har ett felaktigt eller ogiltigt färdbevis, får han/hon betala tilläggsavgift enligt Lagen om tilläggsavgift i kollektiv persontrafik (1977:67). Storleken på tilläggsavgiften kan ändras under läsåret.

Färdtjänst

Läsårsbiljett kan inte användas för färdtjänstresor. För resa med färdtjänst behöver eleven beställa och
koppla en biljett från vårt ordinarie biljettutbud till sitt färdtjänstkort. Biljett för färdtjänstresor beställs via
företagsportalen